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Innovazione per Area

Con la Conferenza stampa di martedì 25 maggio i Ministri della Giustizia e della Funzione Pubblica hanno annunciato il primo obiettivo del piano straordinario di digitalizzazione con la partenza delle notifiche penali in 40 uffici giudiziari.

 

 

 

 

Con la Conferenza stampa di martedì 25 maggio i Ministri della Giustizia e della Funzione Pubblica hanno annunciato il primo obiettivo del piano straordinario di digitalizzazione con la partenza delle notifiche penali in 40 uffici giudiziari.

Vi sono francamente alcuni elementi di metodo  francamente  sgradevoli, con l’ennesimo annuncio prima di qualsiasi realizzazione e la rivendicazione a sé di ogni merito, (“il piano avviene sotto la guida dei Ministri”), quando giustamente non più tardi di una settimana fa proprio a Sorrento il Capo Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Ministero della Giustizia Luigi Birritteri aveva affermato che gli obiettivi ed i risultati sono di tutti e non di una parte.

Così ancora una volta manca qualsiasi coinvolgimento del C.S.M. e qualsiasi trasparenza sui criteri di scelta degli uffici giudiziari destinatari degli interventi.

Ma queste sgradevolezze non devono farci mutare linea ed atteggiamento: abbiamo detto che il piano di digitalizzazione era una grande occasione per gli uffici giudiziari ed il nostro atteggiamento deve essere di partecipazione e attenzione.

Proprio questo atteggiamento porta a segnalare alcuni problemi, elementi da chiarire e passi in avanti da fare:

 

1. Il sistema pensato per le notifiche penali tramite Posta Elettronica Certificata è molto semplice e limitato: si tratta della scannerizzazione dell’avviso o del provvedimento del  P.M. o del giudice e del suo invio alla casella del difensore o alla casella degli ufficiali giudiziari. L’essere limitato è nel contempo un elemento di forza, perché si tratta di un segmento del tutto autonomo che si inserisce nel procedimento, e di un elemento di debolezza perché allo stato aiuta ben poco verso una gestione telematica del procedimento. E’ però assurdo che non sia prevista la possibilità che l’atto sia formato direttamente in formato digitale e si eviti in tal modo la scannerizzazione.

 

2. Con il nuovo sistema le operazioni di cancelleria si riducono da sei (copia dell’atto, lettera di trasmissione, invio,

ritorno, ricerca del fascicolo, inserimento dell’atto) a cinque scannerizzazione, messaggio, registrazione, firma digitale,

attestazione), con un enorme risparmio di attività della cancelleria specie per la ricerca del fascicolo e per l’inserimento dell’atto, oltre di tempo complessivo dato che la ricezione è immediata.

 

3. Manca e non risulta che sia prevista alcuna analisi di organizzazione. L’idea che sembra permei il piano è che basti fornire un po’ di hardware e di  macchinari per superare ogni problema. Idea semplificatoria e sbagliata. Il problema che si pone è se diffondere questa attività su tutte le cancellerie (il che nei grandi uffici vuol dire alcune decine) come avviene oggi o procedere ad una forte centralizzazione con pochi uffici dedicati sia per realizzare economie di scala , sia per far sì che in caso di recezione di atti l’arrivo degli stessi sia centralizzato e si eviti ogni dispersione. Un approfondimento del lato organizzativo è assolutamente necessario per aiutare gli uffici nelle diverse opzioni. Ministero, C.S.M., referenti informatici, ciascuno per la sua competenza, devono prendere in mano la questione.

4. Il protocollo informatico gestionale va valorizzato e occorre assicurarsi che sia semplice e funzionale. Il piano straordinario già parla di registro notifiche e di fascicolo informatico. E’ l’inizio della creazione del fascicolo digitale.

Protocollo vuol dire possibilità di ordinare i messaggi, di raggrupparli per procedimento, di conservarli in via autonoma. Manca invece ed è una lacuna che va assolutamente colmata al più presto, qualsiasi aggancio ai registri di cancelleria.

 

5. Occorre assicurare un back up dei messaggi. Questo non solo assicura la conservazione dei messaggi  e del loro invio (anche di fronte ad eventuali contestazioni), ma evita al cancelliere o assistente di dover stampare copia dell’invio per limitarsi (come già avviene nel Processo Civile Telematico) ad una semplice attestazione con un apposito timbretto controfirmato da apporre sull’atto. Ciò porta a eliminare un’operazione di cancelleria con risparmio di centinaia di ore di lavoro e ci fa fare un piccolo passo verso l’eliminazione della carta.

 

6. Occorre risolvere la querelle se l’assistente possa o meno attestare l’invio dell’atto. Vi è un contrasto contrattuale al riguardo su cui il Ministero deve dare chiarezza. Trattandosi di atto a mera valenza interna non credo che consentire tale attestazione all’assistente sia una forzatura.

 

7. Vi è un’enorme debolezza quanto all’indirizzario degli avvocati. E’ vero che una disposizione di legge obbliga gli avvocati, come tutti i liberi professionisti a dotarsi di una casella di PEC, ma è altrettanto vero che allo stato manca la sanzione. Avere un’anagrafica degli avvocati (ma anche dei liberi professionisti) è centrale ( è uno dei problemi più grossi che si è dovuto affrontare nel civile) e deve avvenire con una possibilità di ricerca automatica, evitando di dover ogni volta effettuare ricerche estenuanti. In questo senso è previsto il Registro generale degli indirizzi elettronici a cura del Ministero della Giustizia. Registro che è essenziale e che deve essere pronto al momento del decollo, altrimenti ogni partenza sarà una falsa partenza.

 

8. E’ assolutamente necessaria una forte formazione iniziale e occorre garantire un’assistenza inizialmente sul posto e poi anche da remoto, ma con risposte immediate. Si tratta di un primo passo verso il telematico di uffici che sinora ne sono stati totalmente esclusi. Non si può pensare di dare tre macchine e di andarsene via. Il rischio è il non utilizzo o quanto meno il non utilizzo ottimale.

 

9. Tutte le notifiche potranno essere inviate tramite P.E.C. o direttamente agli avvocati o alla casella degli ufficiali giudiziari che provvederanno alla notifica per restituire, sempre tramite P.E.C., la relata di notifica.  Il problema che si pone, assai rilevante, è cosa avviene se l’avvocato si nega, non fornisce una casella di PEC, ne fornisce una non funzionante. Attualmente non vi è alcun rimedio. Il  passaggio necessario, previsto dall’art. 51 L. 6 agosto 2008 n.133 è quello del Decreto Ministeriale richiesto da Ufficio giudiziario ed Ordine degli Avvocati che rende obbligatoria la notifica telematica e che in caso di non disponibilità da parte dell’avvocato degli strumenti telematici (in questo caso di una PEC valida) procede al deposito dell’atto in cancelleria. E’ il passaggio che si è già fatto in molte sedi nel civile e che la L. 22 febbraio 2010 n.24 estende al penale. Passaggio che va gestito insieme agli avvocati e facendo sì che a breve anche loro possano utilizzare in invio lo stesso strumento, dato che il passaggio al telematico sarà vincente solo se saremo capaci di garantire che ci sia un miglioramento della comodità e della qualità del lavoro per tutti. Un periodo di sperimentazione e interregno gestito insieme agli avvocati è inevitabile e necessario, ma l’obiettivo deve essere l’obbligatorietà del telematico.

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