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Il libro bianco. Le prassi virtuose.
Intervento di Mario Fresa

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Gli interventi che mi hanno preceduto vi hanno illustrato il "perché" del "libro bianco dell'ANM".

Vi hanno evidenziato le ragioni di quello che al Congresso di Venezia ho definito il "cambio di ritmo" dell'impegno associativo sul tema della Giustizia civile,
cambio di ritmo, ove il punto di partenza non è dolersi di ciò che non abbiamo, ma immaginare ciò che possiamo fare con l'esistente, con un diverso ruolo del giudice civile. Credere fermamente, tutti, che si può fare di più, anche con l'attuale situazione organizzativa e strutturale.

Allora, in questo intervento, cercherò di illustrarvi "cos'è" il "libro bianco, il suo contenuto, il suo significato, i suoi scopi.

Chiarisco anzitutto che il "libro bianco" non è una raccolta di prescrizioni imposta dai vertici dell'Associazione al semplice fine di velocizzare i tempi della Giustizia civile. E non è nemmeno una raccolta di suggerimenti utili, a mo' di ricetta dell'ANM per un processo civile "sprint", come è stato definito in un articolo giornalistico apparso su un noto quotidiano all'indomani del Convegno di Roma "Processo e organizzazione".

Il "libro bianco" è, nelle intenzioni dei suoi autori, una semplice traccia di lavoro, avente come scopo quello di aprire un dibattito sulle realtà dei singoli distretti giudiziari, volto com'è ad individuare un "minimo comune denominatore" di regole e prassi "virtuose" funzionali ad una più efficiente, sollecita ed anche efficace definizione dei procedimenti civili. In taluni casi, il "libro bianco" contempla anche prassi "doverose", che devono essere ribadite in quanto esse, purtroppo, non appartengono alla generalità dei magistrati.

Dunque, un documento alieno da pretese di completezza e per sua stessa natura (in quanto appunto "bianco", da scrivere e riempire) aperto a modifiche, integrazioni ed adattamenti anche in relazione alla specificità delle concrete situazioni, con l'auspicio di promuovere la realizzazione delle condizioni strutturali, organizzative e culturali idonee a favorire una migliore gestione del processo.

Condizione essenziale per poter discutere con possibilità di successo di prassi virtuose è quella di confrontarci insieme, tra tutti gli operatori della Giustizia.
L'idea del completamento del "libro bianco" lavorando insieme ai rappresentanti delle associazioni forensi, del mondo accademico, dell'amministrazione della giustizia e, in genere, dei settori interessati della società civile, si è sviluppata al Congresso di Venezia e si è concretizzata con la costituzione di un gruppo di lavoro "allargato".
Un tavolo di lavoro comune, al quale partecipino tutte le categorie e gli operatori interessati ad una giustizia civile più rapida e giusta, è oggi più che mai una necessità . "Insieme" siamo anche più credibili, in quanto se tutti chiediamo le stesse cose, nessuna categoria potrà più essere additata, anche a torto, come "corporativa".

Veniamo allora ad analizzare il contenuto del "libro bianco".
Esso, nella sua articolazione attuale, è ripartito in tre capitoli:
- il primo sulla "conduzione del processo" civile, che contiene i paragrafi sulla "fase preliminare", sulla "gestione dell'udienza" e sulla "consulenza tecnica d'ufficio";
- il secondo, che riguarda "l'organizzazione dell'ufficio" e contiene i paragrafi sui "rapporti tra Presidente ed i Presidenti di sezione", sul "confronto giurisprudenziale", sulla "assegnazione dei processi" e sulla "informatizzazione dell'attività giudiziaria";
- il terzo, concerne il "processo esecutivo".

Nel primo capitolo, si suggeriscono in genere modalità di gestione del ruolo, dell'udienza, dei momenti di contatto con le parti, nonché modelli decisionali ispirati alla figura di un giudice protagonista del processo, che dirige e conduce al fine di portarlo in un tempo ragionevole alla decisione finale, con la massima valorizzazione del contraddittorio effettivo tra le parti.

La valorizzazione di questo ruolo centrale e propulsivo del giudice, che si ispira ad un modello professionale indicato dallo stesso C.S.M. in una circolare del luglio 2003, è sottolineata già nella "fase preliminare" del processo:
- il giudice esamina ogni fascicolo pervenuto alla sua attenzione e ne individua l'oggetto, verificando se ha precedenti sul tema o se ha molte cause dello stesso tipo da trattare insieme (punto 1.1.a);
- applica il differimento d'udienza ex art. 168 bis solo in casi eccezionali, ad esempio per cause molto complesse previste in udienze con un già eccessivo carico di lavoro, ovvero per fissare udienze monotematiche (punto 1.1.b);
- si raccorda in modo adeguato con la cancelleria per delibare immediatamente le istanze di chiamata in causa e procede così alla verifica non solo della tempestività dell'istanza, ma anche dell'esistenza del potere di chiamare in causa in capo al difensore del convenuto, onde evitare inutili costi e perdite di tempo (punto 1.1.c);
- fissa apposita udienza straordinaria solo per i procedimenti cautelari, mentre, per evitare ingolfamenti, rinvia alla prima udienza la decisione sulle istanze meramente anticipatorie (punto 1.1.d).

Poi, nell'attività di "gestione dell'udienza", egli
- studia le cause in anticipo rispetto all'udienza e prepara già modelli standards di provvedimenti istruttori o interlocutori, onde evitare ritardi in udienza ovvero limitare l'applicazione dell'istituto della "riserva", che produce rallentamenti per i dovuti adempimenti di cancelleria (punto 1.2.a);
- prepara eventuali udienze monotematiche, che gli consentono di studiare e decidere unitariamente, e con maggior profitto, nonché risparmio di tempo, un filone analogo di cause (punto 1.2.b);
- organizza le udienze per fasce orarie a seconda delle singole attività previste (prima comparizione, trattazione, istruttoria, ecc.), garantendo una più agile gestione delle udienze e consentendo sia ai difensori che alle parti un contatto col giudice più semplice ed efficace (punto 1.2.c);
- evita disagi e ritardi derivanti da eventuali rinvii d'ufficio, assicurando, in caso di suo impedimento allo svolgimento dell'udienza, la sostituzione con altro giudice (anche GOT), ovvero procedendo a rinvii ad udienze non troppo lontane, se del caso mediante la fissazione di udienze straordinarie e con i dovuti avvisi alle parti (punto 1.2.d);
- si prepara sull'oggetto della causa prima della sua trattazione anche per gestire il libero interrogatorio delle parti con modalità che ne rendano chiara l'utilità , al fine di enucleare l'effettivo "thema decidendi" e "probandi", o per tentare la conciliazione tra le parti, evidenziando tutti i vantaggi che possono derivare da una definizione immediata della causa e, al contempo, i rischi del futuro esito di quest'ultima (punto 1.2.e);
- utilizza modelli standards per la predisposizione dei verbali di causa, limitando la verbalizzazione ai soli elementi essenziali, quali la registrazione della presenza dei difensori e delle loro istanze, nonché delle dichiarazioni delle parti, dei testimoni o degli ausiliari (punto 1.2.f);
- utilizza forme più moderne e semplificate di notificazioni per l'attuazione del contraddittorio cautelare, per gli avvisi al CTU e per la prosecuzione del giudizio interrotto, quali il fax, la posta elettronica o la posta celere (1.2.g);
- esercita i suoi poteri per velocizzare l'istruttoria orale, applicando d'ufficio le decadenze ex artt. 208 c.p.c. e 104 disp.att. c.p.c., disponendo subito l'accompagnamento coattivo, applicando sanzioni pecuniarie ai testi non comparsi ex art. 255 c.p.c. (punto 1.2.h);
- non consente continui rinvii in caso di pendenza di trattative di bonario componimento, ma richiede l'applicazione dell'istituto della sospensione volontaria ex art. 296 c.p.c. (punto 1.2.i);
- adotta percorsi motivazionali nella redazione di ordinanze sommarie o istruttorie utili a definire i temi controversi ai fini di eventuali possibilità conciliative o di agevolare la successiva stesura della sentenza (punto 1.2.j); utilizza in percentuali sempre crescenti la forma della sentenza ex art. 281 sexies c.p.c., ovvero invita le parti ad utilizzare lo strumento dell'ordinanza ex art. 186 quater c.p.c. (sempre punto 1.2.j).

Un paragrafo a parte è stato dedicato alla "consulenza tecnica d'ufficio", la quale nell'attuale processo civile riveste sempre maggiore importanza ma, non di rado, rallenta la durata del procedimento; per questo si è cercato di enucleare un modello diretto ad eliminare "tempi morti" attraverso:
- l'immediata formulazione dei quesiti nell'ordinanza di nomina e prima dell'udienza di conferimento dell'incarico, anche per consentire alle parti di controdedurre al riguardo;
- la fissazione diretta in udienza della data di inizio delle operazioni peritali, senza avvisi e conseguenti ritardi;
- la fissazione di tempi non lunghi per il deposito della relazione peritale;
- l'invito al CTU di consegnare alle parti una bozza della relazione prima del suo deposito onde consentire rilievi tecnici cui rispondere in sede di elaborato definitivo;
- l'esclusione del rinvio, non previsto dalla legge, per "esame e note critiche alla CTU";
- l'invito al CTU di consegnare il "file" della relazione peritale, da trasfondere, per le parti condivise, direttamente in sentenza;
- l'effettiva riduzione del compenso al CTU in caso di ritardo;
- la valutazione più rigorosa delle ragioni delle istanze di proroga.

Il buon funzionamento del singolo processo e delle singole udienze, ovviamente, non basta, se lo studio delle cause non viene abbinato con lo studio dei problemi organizzativi più generali, relativi ai rapporti con l'utenza e i difensori, nonché con tutto l'ufficio di appartenenza, anche nelle sue articolazioni amministrative. Cosicché, la prospettiva passa dalla professionalità del singolo giudice all'efficienza dell'intero ufficio giudiziario, ove è decisiva la funzione del dirigente, chiamato a garantire il processo produttivo dell'intera "macchina giudiziaria" di cui è a capo.
In questo quadro si colloca il capitolo 2 del "libro bianco", relativo appunto alla "organizzazione dell'ufficio".
Qui viene in rilievo anzitutto l'attività del capo dell'ufficio, che deve assolvere ad i suoi delicati compiti:
- proponendo riunioni periodiche con i presidenti di sezione sulle questioni tabellari, sulle questioni organizzative, sulla definizione delle cause più risalenti, sui flussi degli affari, sui rapporti con le sezioni distaccate, sugli orientamenti giurisprudenziali contrastanti (par. 2.1.a);
- verificando la produttività dei singoli magistrati e delle singole sezioni (par. 2.1.b);
- monitorando il funzionamento dei servizi di cancelleria (par. 2.1.c).
Ma soprattutto al capo ufficio compete il compito di redigere i progetti tabellari, le norme generali di funzionamento dell'ufficio, e ciò in ossequio ai criteri dettati in via generale dal CSM, facendo salvi in genere:
- l'esigenza di semispecializzazione delle sezioni,
- il ricorso a programmi informatizzati di assegnazione automatica dei processi,
- un efficace utilizzo dei GOT in funzione sostitutiva dei magistrati assenti o impediti, nonché destinati a particolari cause di minore difficoltà , quali ad esempio quelle relative alla responsabilità civile per la circolazione stradale (par. 2.3.f e g).

Decisivo è anche il ruolo dei presidenti di sezione, che non solo devono collaborare col capo dell'ufficio per il funzionamento complessivo di quest'ultimo, ma devono controllare l'attività dei propri giudici e della propria cancelleria, stimolando il confronto fra i magistrati, utile ad evitare i contrasti giurisprudenziali inconsapevoli e limitare quelli consapevoli, e adempiendo ai compiti assegnati dall'art. 47 quater ord. giud. (par. 2.2.d ed e). Purtroppo, da una indagine dell'Osservatorio di Reggio Calabria di circa un anno e mezzo fa, è emerso che non sono pochi i presidenti di sezione che utilizzano tuttora in modo inadeguato i poteri/doveri di cui alla norma citata, specie in relazione alla predisposizione di programmi di lungo periodo.

E' poi opportuno ribadire la necessità della sempre maggiore diffusione della cultura informatica all'interno degli uffici giudiziari, tra gli operatori amministrativi ma anche fra gli stessi giudici, che devono essere capaci di gestire le incredibili utilità che possono derivare dall'uso degli strumenti informatici, per attività di ricerca e di diffusione dei dati, anche tenuto conto che il processo telematico civile è alle porte (par. 2.4.h. ed i).

Infine, anche per il "processo di esecuzione", trattato al capitolo 3, si suggeriscono standards organizzativi ed operativi funzionali ad un più efficace svolgimento nella fase attuativa dei comandi giurisdizionali.
In particolare, in materia esecutiva, si avverte in modo più pregnante l'esigenza di informatizzazione totale delle cancellerie e di una gestione amministrativa dei ruoli in via informatica.
Quanto al processo esecutivo immobiliare, che più degli altri risente storicamente di problemi di eccessiva lentezza e macchinosità , da un lato si sollecita l'applicazione di alcune novità normative che consentono di velocizzare i tempi processuali, quali ad esempio il ricorso alla delega notarile ex L. 302/98 per la vendita degli immobili o l'utilizzo ai sensi del nuovo art. 567 c.p.c. della certificazione notarile sostitutiva dei certificati catastali e dei registri immobiliari; dall'altro si segnalano prassi virtuose che hanno sortito importantissimi risultati in termini di tempi e misura dei realizzi, quali ad esempio:
- la nomina dell'esperto prima dell'udienza di autorizzazione, con giuramento reso senza la presenza delle parti,
- la nomina del custode in tutte le procedure con attribuzione in suo favore della facoltà di ottenere il titolo per la liberazione di tutti gli immobili prima della vendita,
- il ricorso ad adeguate e più moderne (per tutti Siti Web specializzati) forme di pubblicità delle vendite all'asta, complementari rispetto a quelle imposte dall'art. 490 c.p.c..

Si è detto in precedenza dell'importantissimo ruolo rivestito da tutte le altre componenti del processo, gli operatori di cancelleria e gli stessi avvocati.
Il continuo confronto, la fattiva collaborazione di tali componenti, peraltro, non solo sono necessarie per la buona riuscita di ogni singolo processo, ma costituiscono una condizione essenziale per l'applicazione efficace delle prassi del "libro bianco". In particolare, le prassi sull'organizzazione dell'udienza, in molti uffici non solo sono state concordate tra magistrati ex art. 47 quater ord. giud., ma sono confluite in "protocolli", proposti proprio da organismi a composizione mista quali gli Osservatori per la Giustizia; e questi "protocolli" in alcuni casi sono stati recepiti in appositi decreti di Capi ufficio, la cui rilevanza è stata evidenziata anche dal C.S.M..

Allora ben venga oggi il confronto più sincero tra i diversi operatori del diritto per verificare se queste prassi evidenziate nel "libro bianco" costituiscano effettivamente un "minimo comune denominatore" nazionale, se esse siano applicabili nella realtà degli uffici giudiziari pugliesi, se altre o diverse prassi virtuose pugliesi possano essere suggerite dai magistrati, dall'avvocatura, dai funzionari di cancelleria, oltre che dalla dottrina e da scienziati dell'organizzazione,
e, conseguentemente, se queste prassi locali possano essere esportate, onde arricchire il nostro "libro" di ulteriori contenuti, coordinarlo con i "protocolli" esistenti, sottoporlo a discussione e verifiche negli altri distretti e poi sottoporlo al vaglio del C.S.M. affinché possa eventualmente diventare un vero e proprio "protocollo" generale delle prassi, capace di migliorare, già sulla base della vigente normativa, i tempi e l'andamento del processo civile, e che esprima un comune sentire degli operatori del diritto in nome di una giustizia davvero al servizio dei cittadini.
Perché, come già detto a Venezia, "di questi tempi, non ci si salva uno alla volta: o ci si salva tutti, o nessuno".
Ed aggiungo oggi che, per salvarci, bisogna invertire la rotta per approdare, non naufraghi e dispersi, ad un'isola felice, ma, tutti insieme, alla terraferma di una Giustizia efficiente.

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